L'attribution désigne qui s'occupe d'un lead. Elle évite que deux commerciaux appellent le même prospect, et elle donne à chacun sa liste de travail.
Équipe et attribution
- L'équipe décide de ce que chacun voit : un commercial voit les leads des campagnes de ses équipes. Cela se règle une fois, voir Créer une équipe.
- L'attribution décide de qui traite un lead. Elle se pose et se retire à volonté, depuis la fiche.
Un lead attribué reste visible par toute l'équipe, avec le nom de la personne qui s'en occupe dans la colonne Commercial. Vous voyez ainsi d'un coup d'œil ce qui est déjà pris.
Qui peut attribuer
- Tous les rôles qui voient l'écran Leads peuvent prendre un lead et le rendre : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire et Commercial.
- Pour confier un lead à quelqu'un d'autre, il faut être Propriétaire, Administrateur ou Gestionnaire.
- Seuls les comptes actifs sont proposés : une personne invitée, suspendue ou partie n'apparaît pas dans la liste.
Le chemin
1. Ouvrir Leads
Ouvrez Leads dans le menu de gauche. L'écran s'ouvre sur le tableau des prospects.
2. Repérer les leads libres
La colonne Commercial indique qui tient chaque lead, ou Non attribué. Pour n'afficher que les leads libres, ouvrez Filtres, ajoutez la condition Commercial et choisissez les leads non attribués, puis Appliquer les filtres. La même condition sert à afficher les leads d'un commercial précis, ou les vôtres.
3. Ouvrir la fiche d'un lead
Cliquez sur une ligne : la page Fiche prospect s'ouvre, avec Retour aux prospects et Prospect suivant en haut. L'attribution est en tête de fiche, sous le nom, à la ligne Assigné à.
4. Prendre le lead
Tant que personne ne tient le lead, la fiche propose Prendre ce lead et Choisir la personne assignée. Cliquez sur Prendre ce lead : il est à vous immédiatement, et la fiche confirme « Attribution enregistrée. ». Si un collègue l'a pris une seconde avant vous, l'écran vous l'indique (« Un collègue vient de le prendre. »).
5. Ouvrir le menu depuis le nom
Une fois le lead attribué, la fiche affiche « Assigné à : À vous », avec Rendre à côté. Cliquez sur le nom : un menu s'ouvre avec vos commerciaux actifs. Pour confier un lead libre sans le prendre d'abord, utilisez Choisir la personne assignée, qui ouvre le même menu.
En mode expert, vous pouvez aussi attribuer un lead directement depuis la colonne Commercial du tableau : choisissez la personne dans la cellule, ou Libérer le lead. Cette action est disponible si vos droits permettent de réattribuer les leads.
6. Choisir le commercial
Cliquez sur son nom : le lead lui est transféré aussitôt, et la ligne Assigné à affiche son nom.
Réattribuer, reprendre, libérer
- Choisir une autre personne dans le menu transfère le lead.
- Libérer le lead, en bas du menu, le rend de nouveau disponible pour toute l'équipe.
- Rendre, à côté de votre nom, vous retire un lead que vous tenez.
- Un Propriétaire, un Administrateur ou un Gestionnaire peut reprendre un lead tenu par n'importe qui, y compris un collègue absent.
Un lead non attribué reste utilisable par toute l'équipe jusqu'à ce que quelqu'un le prenne : voir Traiter un lead.
Quand une personne quitte la société, ses leads restent à son nom avec la mention « Membre parti ». Reprenez-les à la main pour les redistribuer.
L'attribution automatique
En mode expert, les règles d’attribution peuvent désigner le commercial dès l’arrivée du lead, selon le produit ou la campagne. Ouvrez Tous les outils, puis la carte Attribution, pour choisir les produits ou campagnes concernés et les équipes ou personnes destinataires.
- Sans règle, vos leads arrivent non attribués.
- La table ne confie un lead qu'à une personne qui le voit.
- Si aucune règle ne s'applique ou si personne n'est disponible, le lead reste simplement non attribué.
L'attribution sert à organiser votre équipe : elle ne change ni le statut du lead, ni vos statistiques.
L'attribution dans l'export
L'export reprend les filtres affichés, condition Commercial comprise : filtrez sur un commercial, puis cliquez sur Exporter, et le fichier ne contient que ses leads. Le fichier n'a pas de colonne indiquant la personne attribuée : pour une répartition par commercial, exportez commercial par commercial. Voir Exporter les leads.
Ce qui est tracé
Chaque attribution et chaque libération sont inscrites dans l'historique de la société, avec leur auteur, la personne concernée et la date. Une attribution faite par la table d'attribution porte le nom de la règle.
Si un lead attribué n'apparaît chez personne
La personne à qui vous l'avez confié ne le voit pas dans ses leads : c'est presque toujours qu'elle ne fait pas partie de l'équipe du lead.
- Vérifiez l'équipe du lead, puis les équipes de la personne.
- Retrouvez le lead dans le tableau, en filtrant sur Commercial : il y est toujours, avec le nom de la personne.
- Attribuez-le à quelqu'un de la bonne équipe, ou rattachez la personne à cette équipe.
Pour éviter le cas, vérifiez que la personne fait partie de l'équipe du lead avant de le lui confier. Le rôle nécessaire se vérifie dans Que peut faire chaque rôle ?.