Vérifier que vos prospects arrivent vite
Prenez quelques dossiers récents et comparez, pour chacun, l'heure de livraison, l'heure d'arrivée dans votre CRM, l'heure d'attribution et l'heure du premier appel. L'écart le plus grand vous dit où agir.
Si l'écart est entre la livraison et votre CRM, ouvrez votre intégration : son journal montre chaque envoi et les éventuelles erreurs (champ manquant, filtre trop strict, doublon). Vérifiez ensuite dans votre CRM que le prospect est bien arrivé et attribué au bon commercial.
Si l'écart est entre l'arrivée et le premier appel, regardez la règle d'attribution et les alertes : chaque prospect doit avoir un responsable prévenu dès son arrivée. Ne transmettez jamais de clé ou de mot de passe dans la conversation : ils se saisissent sur l'écran sécurisé du connecteur.
Améliorer le taux de décroché
Comparez vos résultats par créneau, par produit et par numéro d'appel. Distinguez les numéros invalides, les appels sans réponse, les personnes indisponibles et les appels filtrés.
Appelez avec un numéro clair et rappelable, toujours le même pour un même prospect : il le reconnaîtra quand vous le rappellerez. Si votre numéro est signalé à tort comme indésirable, votre opérateur et les services de filtrage proposent une procédure de correction.
Choisir le bon type de numéro
Pour un centre d'appels ou un outil de numérotation, l'Arcep déconseille de présenter un numéro mobile (06, 07) : utilisez les numéros prévus pour ces usages, par exemple certains 09, qui ne sont pas surtaxés. Le détail est dans le plan de numérotation pour les professionnels.
Votre prospect a demandé à être rappelé : respectez ses oppositions et les horaires légaux, détaillés dans Ce que la loi autorise avec un prospect.