Comment régler les rôles et les droits de mes collaborateurs ?

Un rôle décide de ce que chacun peut faire, rubrique par rubrique, sur quatre niveaux. L'accès à l'écran Rôles ne peut jamais être perdu.

Ouvrez Tous les outils, puis la carte Rôles. Elle porte le badge Expert : la gestion des rôles n’apparaît pas en mode simplifié.

Cinq rôles existent, et ils conviennent à la plupart des sociétés. L'écran Droits d'accès sert à ajuster un détail : ouvrir ou fermer une rubrique à un rôle. Pour chaque rubrique, vous choisissez jusqu'où va chaque rôle.

Vos changements s'appliquent tout de suite, à toutes les personnes qui portent ce rôle.

Ce qu'il faut avant de commencer

Être Propriétaire ou Administrateur : ce sont les deux rôles qui accèdent à cet écran par défaut.
Garder en tête que vous réglez un rôle, pas une personne : le réglage vaut pour tous ceux qui le portent.
Si votre organisation est gérée par Yacla, les droits se règlent avec votre gestionnaire de compte.

Rôle et équipe : deux réglages différents

Le rôle décide de ce qu'une personne peut faire. L'équipe décide de ce qu'elle voit : quels leads, quelles campagnes. Il faut les deux.

Si votre question est « qui voit quels leads ? », c'est l'écran Équipes qu'il faut ouvrir. Voir Comment créer une équipe et cloisonner qui voit quels leads ?.

Le chemin, depuis le tableau de bord

1. Ouvrir Tous les outils

Cliquez sur Tous les outils dans le menu de gauche.

2. Choisir la carte Rôles

Dans la section Votre équipe et votre compte, cliquez sur la carte Rôles. L'écran Droits d'accès s'ouvre sur le bloc Droits par rôle.

3. Lire les niveaux d'accès

Dépliez Comprendre les niveaux d'accès : les quatre niveaux y sont expliqués. Retenez surtout la différence entre Modification (ce qui reste dans la plateforme) et Écriture (ce qui engage : une dépense, un statut transmis, des données envoyées à un outil).

4. Choisir un rôle

Les rôles sont des onglets au-dessus de la table : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire, Commercial et Comptabilité. L'onglet Propriétaire se consulte mais ne se modifie pas : il a tous les droits.

5. Lire ce que le rôle permet

Pour chaque rubrique, la table affiche le niveau accordé, puis en dessous ce qu'il permet en clair. La mention Personnalisé signale une rubrique que votre société a modifiée.

6. Déplier le détail des niveaux

Cliquez sur le nom d'une rubrique : son détail montre ce que chaque niveau ajoute au précédent.

7. Modifier les niveaux autorisés

Cliquez sur Modifier les niveaux autorisés, en haut à droite : chaque rubrique devient un menu où vous choisissez le niveau.

8. Enregistrer

Une barre apparaît en bas de l'écran, avec « Modifications non enregistrées. ». Enregistrer applique l'ensemble en une fois ; Annuler jette vos changements ; Rétablir les droits par défaut remet toute la grille à zéro.

Les quatre niveaux

Aucun accès : la rubrique disparaît du menu.
Lecture : consulter seulement.
Modification : changer ce qui reste dans la plateforme, par exemple annoter un lead.
Écriture : ce qui engage, par exemple une dépense, un statut transmis à Yacla, des données envoyées à un outil, ou l'accès d'un collègue.

Les niveaux disponibles par rubrique

Seuls les niveaux utiles sont proposés :

Leads : les quatre niveaux.
Campagnes : Aucun accès, Lecture, Modification.
Intégration : Aucun accès, Lecture, Écriture.
Analytics : Aucun accès, Lecture.
Général : Aucun accès, Lecture, Modification.
Facturation : Aucun accès, Lecture, Écriture.
Équipe : les quatre niveaux. Modification sert à faire vivre une équipe (la renommer, régler son périmètre, ses membres) ; Écriture, à en créer ou en archiver.
Sécurité : Aucun accès, Lecture, Modification.
Historique : Aucun accès, Lecture.

Ce que chaque rôle ouvre par défaut

Tant que vous ne changez rien, votre société suit nos réglages par défaut, y compris leurs évolutions.

Propriétaire : tout, y compris la cession de la société. Unique et non réglable.
Administrateur : Écriture sur Leads, Intégration, Facturation et Équipe ; Modification sur Général, Campagnes et Sécurité ; Lecture sur Analytics et Historique.
Gestionnaire : Écriture sur Leads et Intégration ; Modification sur Campagnes et Équipe ; Lecture sur Général et Analytics. Aucun accès à la Facturation, à la Sécurité et à l'Historique.
Commercial : Écriture sur Leads ; Modification sur Campagnes ; Lecture sur Général, Équipe, Intégration et Analytics. Aucun accès à la Facturation, à la Sécurité et à l'Historique.
Comptabilité : Écriture sur la Facturation ; Lecture sur Général, Équipe, Campagnes, Intégration et Analytics. Aucun accès à la Sécurité, à l'Historique ni aux Leads, pour protéger les données de vos prospects. Voir Pourquoi les coordonnées sont-elles masquées ?.

Ce qui reste toujours accessible

L'écran Rôles lui-même : un administrateur ne peut pas s'en fermer l'accès par erreur, et peut toujours rétablir un réglage.
Le propriétaire garde tous ses droits.
La cession de la société reste réservée au propriétaire.

Le profil, la double authentification, le support, le signalement de bogue, les demandes de fonctionnalité, la feuille de route, l'état des services et le tableau de bord restent ouverts à tous.

Vous ne pouvez pas accorder plus que votre propre rôle

Sur cet écran, vous accordez au plus ce que nos réglages par défaut donnent à votre rôle. Un administrateur peut donc tout accorder, et remonter un niveau qu'il vient de baisser.
Sur l'écran Membres, un Gestionnaire ne peut attribuer que des rôles dont il détient déjà tous les droits. Voir Comment inviter un membre de mon équipe ?.

Un accès fermé est vraiment fermé

Une rubrique fermée disparaît du menu. Même en tapant son adresse, la personne voit un message qui lui indique à quel administrateur demander l'accès, et les actions de cette rubrique lui sont refusées.

Revenir aux réglages par défaut

Une rubrique remise sur le réglage par défaut perd la mention Personnalisé. Le bouton Rétablir les droits par défaut, dans la barre du bas en mode modification, remet toute la grille à zéro ; cliquez ensuite sur Enregistrer pour l'appliquer.

Après l'enregistrement

Les droits s'appliquent immédiatement, sans reconnexion. Si vous modifiez votre propre rôle, l'écran vous prévient avant.

L'historique de la société garde une ligne par rôle modifié, avec l'avant et l'après, par exemple « facturation : aucun accès → lecture ».

Un changement de grille n'envoie pas de courriel. En revanche, changer le rôle d'une personne depuis l'écran Membres la prévient.

Si ça ne se passe pas comme prévu

« Vous ne pouvez pas accorder plus que ce que votre rôle détient. » Le niveau demandé dépasse ce que votre propre rôle permet. Demandez à un administrateur.
« Votre organisation est gérée par Yacla. » Les droits se règlent avec votre gestionnaire de compte.
Un collègue ne voit pas la rubrique que vous venez de lui ouvrir. Vérifiez que vous avez réglé son rôle, dans le bon onglet : la mention Personnalisé signale les rubriques modifiées.
Un collègue voit encore une rubrique fermée. Vérifiez son rôle réel sur l'écran Membres.

Pour un résumé de ce que fait chaque rôle, voir Que peut faire chaque rôle ?.