L'attribution désigne qui s'occupe d'une mise en relation. Elle évite que deux commerciaux appellent le même prospect, et elle donne à chacun sa liste de travail.
Équipe et attribution
- L'équipe décide de ce que chacun voit : un commercial voit les mises en relation des commandes de ses équipes. Cela se règle une fois, voir Créer une équipe.
- L'attribution décide de qui traite une mise en relation. Elle se pose et se retire à volonté, depuis la fiche.
Une mise en relation attribuée reste visible par toute l'équipe, avec le nom de la personne qui s'en occupe dans la colonne Commercial. Vous voyez ainsi d'un coup d'œil ce qui est déjà pris.
Qui peut attribuer
- Tous les rôles qui voient l'écran Prospects peuvent prendre une mise en relation et la rendre : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire et Commercial.
- Pour confier une mise en relation à quelqu'un d'autre, il faut être Propriétaire, Administrateur ou Gestionnaire.
- Seuls les comptes actifs sont proposés : une personne invitée, suspendue ou partie n'apparaît pas dans la liste.
Le chemin
1. Ouvrir Prospects
Ouvrez Prospects dans le menu de gauche. L'écran s'ouvre sur le tableau des prospects.
2. Repérer les mises en relation libres
La colonne Commercial indique qui tient chaque mise en relation, ou Non attribué. Pour n'afficher que les mises en relation libres, ouvrez Filtres, ajoutez la condition Commercial et choisissez les mises en relation non attribuées, puis Appliquer les filtres. La même condition sert à afficher les mises en relation d'un commercial précis, ou les vôtres.
3. Ouvrir la fiche d'une mise en relation
Cliquez sur une ligne : la page Fiche prospect s'ouvre, avec Retour aux prospects et Prospect suivant en haut. L'attribution est en tête de fiche, sous le nom, à la ligne Assigné à.
4. Prendre la mise en relation
Tant que personne ne tient la mise en relation, la fiche propose Prendre cette relation et Choisir la personne assignée. Cliquez sur Prendre cette relation : elle est à vous immédiatement, et la fiche confirme « Attribution enregistrée. ». Si un collègue l'a prise une seconde avant vous, l'écran vous l'indique.
5. Ouvrir le menu depuis le nom
Une fois la mise en relation attribuée, la fiche affiche « Assigné à : À vous », avec Rendre à côté. Cliquez sur le nom : un menu s'ouvre avec vos commerciaux actifs. Pour confier une mise en relation libre sans la prendre d'abord, utilisez Choisir la personne assignée, qui ouvre le même menu.
En mode expert, vous pouvez aussi attribuer une mise en relation directement depuis la colonne Commercial du tableau : choisissez la personne dans la cellule, ou Libérer la mise en relation. Cette action est disponible si vos droits permettent de réattribuer les mises en relation.
6. Choisir le commercial
Cliquez sur son nom : la mise en relation lui est transférée aussitôt, et la ligne Assigné à affiche son nom.
Réattribuer, reprendre, libérer
- Choisir une autre personne dans le menu transfère la mise en relation.
- Libérer la mise en relation, en bas du menu, la rend de nouveau disponible pour toute l'équipe.
- Rendre, à côté de votre nom, vous retire une mise en relation que vous tenez.
- Un Propriétaire, un Administrateur ou un Gestionnaire peut reprendre une mise en relation tenue par n'importe qui, y compris un collègue absent.
Une mise en relation non attribuée reste utilisable par toute l'équipe jusqu'à ce que quelqu'un la prenne : voir Traiter une mise en relation.
Quand une personne quitte la société, ses mises en relation restent à son nom avec la mention « Membre parti ». Reprenez-les à la main pour les redistribuer.
L'attribution automatique
En mode expert, les règles d’attribution peuvent désigner le commercial dès l’arrivée de la mise en relation, selon le produit ou la commande. Ouvrez Tous les outils, puis la carte Attribution, pour choisir les produits ou commandes concernés et les équipes ou personnes destinataires.
- Sans règle, vos mises en relation arrivent non attribuées.
- La table ne confie une mise en relation qu'à une personne qui la voit.
- Si aucune règle ne s'applique ou si personne n'est disponible, la mise en relation reste simplement non attribuée.
L'attribution sert à organiser votre équipe : elle ne change ni le statut de la mise en relation, ni vos statistiques.
L'attribution dans l'export
L'export reprend les filtres affichés, condition Commercial comprise : filtrez sur un commercial, puis cliquez sur Exporter, et le fichier ne contient que ses mises en relation. Le fichier n'a pas de colonne indiquant la personne attribuée : pour une répartition par commercial, exportez commercial par commercial. Voir Exporter les mises en relation.
Ce qui est tracé
Chaque attribution et chaque libération sont inscrites dans l'historique de la société, avec leur auteur, la personne concernée et la date. Une attribution faite par la table d'attribution porte le nom de la règle.
Si une mise en relation attribuée n'apparaît chez personne
La personne à qui vous l'avez confiée ne la voit pas dans ses mises en relation : c'est presque toujours qu'elle ne fait pas partie de son équipe.
- Vérifiez l'équipe de la mise en relation, puis les équipes de la personne.
- Retrouvez la mise en relation dans le tableau, en filtrant sur Commercial : elle y est toujours, avec le nom de la personne.
- Attribuez-le à quelqu'un de la bonne équipe, ou rattachez la personne à cette équipe.
Pour éviter le cas, vérifiez que la personne fait partie de l'équipe de la mise en relation avant de la lui confier. Le rôle nécessaire se vérifie dans Que peut faire chaque rôle ?.