Chaque mise en relation livrée arrive avec le statut « À traiter ». Traiter une mise en relation, c'est quatre gestes : le prendre, appeler, enregistrer l'appel, puis poser un statut. Le statut est transmis à YACI et alimente vos taux de conversion. Les commentaires, le suivi des contacts, les labels et l'attribution restent internes à votre équipe.
Ce qu'il faut avant de commencer
- Un rôle Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire ou Commercial. Le rôle Comptabilité ne voit pas les mises en relation.
- Le droit de poser un statut, distinct de celui d'annoter. Voir Que peut faire chaque rôle ?.
- De quoi appeler : le numéro est un lien d'appel, et l'icône de copie le met dans le presse-papiers si vous composez depuis un autre outil.
Le chemin, depuis le tableau de bord
1. Ouvrir Prospects
Cliquez sur Prospects dans le menu de gauche. L'écran s'ouvre en vue Tableau : une ligne par prospect, avec son statut, le commercial assigné et les contacts déjà effectués. Par défaut, la vue n'affiche que les prospects « À traiter » : c'est votre charge de travail.
2. Passer en vue « Liste + fiche »
En haut à droite, le bouton Liste + fiche range la file à gauche, du plus récent au plus ancien, et affiche la fiche du prospect sélectionné à droite. Chaque ligne montre le nom, l'ancienneté de la livraison, la ville, les mots du prospect, le nombre d'appels et la personne assignée. Revenez au Tableau quand vous voulez comparer plusieurs prospects d'un coup d'œil.
3. Ouvrir la fiche du prospect
Cliquez sur un prospect : sa Fiche prospect s'ouvre. Elle réunit la demande (« Les mots du prospect »), toutes ses réponses au formulaire et ses coordonnées. Retour aux prospects vous ramène à la liste, et Prospect suivant passe au suivant de la file (« 1 / 10 » indique votre position).
4. Prendre la relation
Sous Assigné à, cliquez sur Prendre cette relation : vos collègues savent que vous vous en occupez, et personne ne rappelle le prospect en double. La fiche confirme « Attribution enregistrée. » et affiche « Assigné à : À vous », avec Rendre pour le libérer. Le menu Choisir la personne assignée permet aussi de le confier à un collègue. Si quelqu'un l'a pris juste avant vous, l'écran vous le signale.
5. Appeler
Le numéro est affiché en tête de la fiche, au-dessus de la demande. Le bouton Appeler, à côté d'Envoyer un e-mail, ouvre votre téléphone ou votre logiciel de téléphonie.
6. Enregistrer l'appel avec « J'ai appelé »
Plus bas, la carte Suivi des contacts compte vos tentatives et date le dernier appel. Après l'appel, cliquez sur J'ai appelé (raccourci : A). Deux autres boutons comptent vos relances écrites : J'ai envoyé un SMS et J'ai envoyé un e-mail.
Nous conseillons trois tentatives avant de marquer un prospect « Injoignable » : la carte vous indique combien d'appels il reste avant ce seuil.
7. Écrire un commentaire
Sous Votre suivi, l'onglet Notes et commentaires garde un fil daté et signé, visible par votre équipe autorisée. Écrivez dans « Ajouter un commentaire… », puis cliquez sur Commenter (2 000 caractères au maximum). L'onglet Historique retrace les gestes faits sur la fiche.
8. Poser le statut
La zone Où en est ce prospect ? propose les statuts possibles, chacun avec son raccourci chiffré. Cliquez sur celui qui décrit le résultat réel de l'échange.
9. Renseigner le montant si c'est une vente
Converti ouvre la fenêtre Déclarer une vente. Saisissez le montant (obligatoire) ; la marque et le produit sont facultatifs, et Ajouter un produit en déclare plusieurs. Le bouton Suivant s'active dès que le montant est renseigné.
Les huit statuts, et lequel choisir
« À traiter », « Injoignable », « Invalide », « Non qualifié », « Valide », « Rendez-vous », « Converti », « Annulé ». Le détail de chacun est dans Que signifient les huit statuts d'une mise en relation ?.
Trois points utiles :
- « À traiter » n'est pas proposé : c'est l'état de départ.
- Vous pouvez passer d'un statut à n'importe quel autre : si le prospect « Injoignable » décroche enfin, passez directement à « Valide ».
- « Annulé » n'apparaît qu'après « Converti » : il signifie que le client a annulé son achat.
Un statut transmis ne peut plus être retiré : vérifiez-le avant de cliquer, surtout « Injoignable ».
Ce qui bloque un statut
- « Statut déjà envoyé. » : ce statut est déjà celui de la mise en relation. Choisissez-en un autre.
- « Montant requis. » : « Converti » sans montant. Rouvrez la fenêtre et saisissez la valeur de la vente.
- « Aucune vente. » : « Annulé » alors que rien n'a été converti.
Deux messages décrivent votre configuration. « Vos statuts remontent depuis votre CRM. » : votre compte transmet ses statuts depuis votre propre outil, il n'y a rien à poser ici. « Mode d'essai : les statuts ne sont pas envoyés à YACI. » : vous êtes sur un environnement de test.
Après le clic
Votre statut est enregistré immédiatement. Tant qu'il n'est pas encore transmis à YACI, la mention « Envoi à YACI » s'affiche à côté du statut, et le filtre « Non remonté » liste les mises en relation concernées. Si une feuille Google est reliée à la campagne, elle est mise à jour automatiquement.
Les bons réflexes
- Prenez la mise en relation avant d'appeler, pour éviter un double appel.
- Notez tout ce qui doit rester dans Notes et commentaires : chaque message est daté et signé.
- Le bandeau « Doublon : déjà livré. » est une information : votre société a déjà reçu cette personne.
- Session d'appels, en haut de l'écran, vous fait enchaîner les appels et gérer votre disponibilité.
- Le bouton Exporter reprend exactement les filtres affichés. Voir Comment exporter mes mises en relation ?.
Historique et conservation
Les changements de statut, les appels enregistrés et les notes apparaissent dans l'historique de votre société ; le contenu des notes n'y figure pas. Les mises en relation sont conservées 24 mois après leur livraison, puis supprimées automatiquement.