L'export se trouve dans l'écran Prospects : c'est le bouton Exporter, dans la rangée d'outils du tableau. Le fichier contient exactement ce que vous voyez à l'écran : pour choisir ce que vous exportez, il suffit de filtrer la liste. Le format est le CSV, qui s'ouvre dans Excel, LibreOffice ou Google Sheets.
Ce qu'il vous faut
- Un rôle qui ouvre l'écran Prospects : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire ou Commercial.
- Au moins une mise en relation dans la liste filtrée : le bouton est masqué quand la liste est vide.
- Au plus 20 000 mises en relation dans la liste filtrée.
Le chemin
1. Ouvrir Prospects
Cliquez sur Prospects dans le menu de gauche. L'écran s'ouvre en vue Tableau. Au-dessus du tableau, la rangée d'outils porte Colonnes, les vues enregistrées et, à droite, Exporter.
2. Ouvrir les filtres
Cliquez sur Filtres (le badge indique combien de conditions sont actives). La fenêtre Filtrer les prospects s'ouvre : chaque condition se lit Champ, Condition, Valeur, par exemple « Statut est À traiter ».
3. Choisir ce que vous exportez
Changez une valeur, ajoutez une condition avec Ajouter une condition, ou regroupez-en plusieurs avec Ajouter un groupe. Vous pouvez filtrer sur le statut, la campagne, la période, les réponses de qualification et bien d'autres champs. Tout effacer repart de zéro. Par exemple, passez le statut à « Rendez-vous » pour exporter vos rendez-vous.
4. Appliquer les filtres
Cliquez sur Appliquer les filtres. Pour une recherche plus ciblée, le champ Rechercher un prospect (ville, code postal, e-mail ou référence) et son bouton Rechercher affinent encore la liste.
5. Vérifier la liste
Le tableau ne montre plus que les prospects retenus, et la mention sous le tableau (« 2 affichés sur 2 ») indique combien de lignes contiendra votre fichier.
6. Cliquer sur « Exporter »
Le fichier se télécharge directement, sous un nom de la forme leads-AAAA-MM-JJ.csv, à la date du jour.
7. Ouvrir le fichier
Double-cliquez : le séparateur et les accents sont déjà adaptés à votre langue.
Ce que le fichier contient
Les en-têtes sont dans votre langue. Les colonnes, dans l'ordre :
- Livré le : date et heure de livraison, en heure universelle (UTC).
- Statut, dans votre langue. Voir Que signifient les huit statuts d'une mise en relation ?.
- Prénom, Nom, Téléphone, E-mail, Adresse.
- Code postal, Ville, Campagne.
- Les réponses de qualification, une colonne par question.
- Ce qu'il a dit : le message du prospect.
- Source : le canal d'acquisition.
- Appels : le nombre de tentatives. Voir Comment traiter une mise en relation que je viens de recevoir ?.
- Labels, séparés par des virgules.
- Référence : l'identifiant de la mise en relation, pratique pour en retrouver une précise.
Les réponses de qualification apparaissent quand vous achetez une seule verticale, ou quand vous filtrez sur une verticale. Si vous achetez plusieurs verticales, filtrez sur l'une d'elles pour obtenir ses colonnes.
Les filtres repris
Toutes les conditions de la fenêtre de filtres sont reprises, ainsi que la recherche et la vue d'attribution. Depuis « Mes relations » ou « À prendre », le fichier ne contient que les mises en relation de cette vue.
L'export prend toute la liste filtrée, même la partie qui n'est pas encore chargée à l'écran.
Ce que le fichier ne contient pas
Ces informations restent consultables sur la fiche de chaque mise en relation :
- la preuve de consentement ;
- le montant d'une vente déclarée ;
- la personne à qui la mise en relation est attribuée ;
- l'état de la remontée vers YACI ;
- les commentaires.
Les mises en relation de plus de 24 mois ne sont plus exportables. Voir Combien de temps conservez-vous les données des mises en relation ?.
Au-delà de 20 000 lignes
Un export est limité à 20 000 lignes. Au-delà, il est refusé : resserrez la période ou filtrez sur une campagne, puis recommencez.
Pour recevoir vos mises en relation automatiquement, plutôt qu'en fichier, utilisez un flux dans Intégration. Voir Comment recevoir ses mises en relation par webhook ?.
Coordonnées et droits
Les coordonnées (téléphone, e-mail, adresse) figurent dans le fichier si votre rôle permet de les voir, ce qui est le cas par défaut de tous les rôles qui ouvrent l'écran Prospects. Voir Comment les coordonnées de mes mises en relation sont-elles protégées ?.
Si le fichier s'ouvre mal
- Tout est dans la première colonne : vérifiez que la langue de votre compte correspond à celle de votre Excel (point-virgule en français, virgule en anglais).
- L'heure semble décalée : la colonne Livré le est en heure universelle. Une mise en relation livrée à 00 h 30 heure de Paris apparaît datée de la veille, alors que le filtre de période l'a bien compté sur le bon jour.
Ce qui est noté dans l'historique
Chaque export est inscrit dans l'historique de la société : qui l'a fait, quand, et combien de lignes. Voir Qui a fait quoi sur mon compte ?.