Ouvrez Tous les outils dans le menu de gauche, puis la carte Membres.
Chaque personne de votre société a son propre accès : sa connexion, son rôle, ses actions dans l'historique. Vous n'avez plus de mot de passe à partager, et vous pouvez couper un accès sans toucher aux autres.
Inviter prend quatre clics et une adresse e-mail. La personne choisit elle-même son mot de passe en acceptant l'invitation.
Ce qu'il faut avant de commencer
- Être Propriétaire, Administrateur ou Gestionnaire. Un Gestionnaire invite seulement à des rôles dont il détient déjà tous les droits.
- L'adresse e-mail professionnelle du collègue.
- Rien d'autre : pas de licence à acheter, pas de limite de nombre.
Le chemin, depuis le tableau de bord
1. Ouvrir Tous les outils
Cliquez sur Tous les outils dans le menu de gauche. La page regroupe tous les écrans de votre compte par thème.
2. Choisir la carte Membres
Dans la section Votre équipe et votre compte, cliquez sur la carte Membres. Les cartes voisines ouvrent Équipes, Rôles et Attribution.
3. L'annuaire des membres
C'est l'annuaire de la société : qui a un accès, et avec quel rôle.
Sous chaque nom figure une référence : donnez-la au support pour désigner un collègue sans ambiguïté. La fiche de droite indique aussi son rôle, ses équipes et son statut : Invité tant qu'il n'a pas accepté, et un rappel si sa double authentification n'est pas activée.
4. Saisir l'adresse
En haut à droite du panneau, cliquez sur Inviter, puis tapez l'adresse professionnelle du collègue.
5. Choisir le rôle
Le menu propose les rôles que vous pouvez attribuer. La section suivante détaille ce que chacun permet.
6. Envoyer l'invitation
Un bandeau vert confirme l'envoi, avec l'adresse. Sans ce bandeau, l'invitation n'est pas partie.
Choisir le rôle
Le rôle décide de ce que la personne pourra faire. Vous pouvez le changer à tout moment depuis le même écran.
- Administrateur : tout, y compris les réglages de la société et les accès.
- Gestionnaire : les campagnes, les mises en relation et les équipes, sans la facturation.
- Commercial : les mises en relation de ses équipes, pour les traiter et les qualifier.
- Comptabilité : les factures, le solde et les paiements, sans voir les mises en relation.
Bon à savoir :
- Le rôle Propriétaire ne s'attribue pas par invitation : il appartient au compte qui a créé la société.
- Vous ne pouvez pas inviter à un rôle plus élevé que le vôtre : un Gestionnaire ne crée pas d'Administrateur.
Le détail des droits est dans Rôles et droits.
Dans quelle équipe la personne arrive
Depuis l'annuaire, la personne invitée rejoint l'équipe par défaut de la société, pour qu'elle voie tout de suite des mises en relation.
Pour l'affecter à une autre équipe, ou à plusieurs, passez par l'écran Équipes. Vous pouvez aussi inviter directement dans une équipe depuis cet écran.
Ce que reçoit la personne invitée
Un e-mail avec un lien valable 7 jours. En l'ouvrant, elle indique son nom et choisit son mot de passe : son compte est créé à ce moment-là. Une adresse saisie par erreur ne crée donc aucun compte.
Le lien ne sert qu'une fois et ne contient aucun mot de passe.
Si l'invitation n'arrive pas
- Vérifiez l'orthographe de l'adresse dans la liste des invitations en attente.
- Demandez à la personne de regarder ses courriers indésirables : le message vient d'un expéditeur qu'elle ne connaît pas encore.
- Révoquez l'invitation en attente, puis renvoyez-la : un nouveau lien remplace l'ancien.
- Après plusieurs envois d'affilée à la même adresse, patientez quelques minutes avant de réessayer.
Retirer un accès
Sur la ligne de la personne, Retirer de la société coupe son accès immédiatement et ferme ses sessions ouvertes. « Retirer de l'équipe », lui, change seulement ce qu'elle voit.
Pour vérifier d'où quelqu'un se connecte, ou fermer une session sans retirer l'accès, voir Sessions actives.
Ce qui reste tracé
L'invitation, le changement de rôle et le retrait apparaissent dans l'historique de la société, avec l'auteur et la date.