Deux réglages différents décident du travail de vos commerciaux, et ils ne vivent pas au même endroit. L'équipe décide de ce que chacun voit. L'attribution décide de qui traite une fiche donnée.
Le premier est un réglage de société, dans Paramètres. Le second est un geste par lead, depuis l'écran Leads, et c'est celui que ce guide décrit.
Voir et traiter ne sont pas la même chose
- L'équipe et son périmètre ouvrent l'accès : un commercial voit les leads des campagnes de ses équipes, et rien d'autre. Cela se règle une fois, voir Créer une équipe.
- L'attribution désigne la personne qui s'en occupe. Elle se pose et se retire à volonté, lead par lead.
Conséquence importante, et elle surprend : un lead attribué ne disparaît pas de la liste de vos collègues. Toute l'équipe continue de le voir dans « Tous les leads », avec le visage de son attributaire sur la ligne.
C'est voulu. La prise empêche que deux personnes appellent le même prospect ; elle n'empêche pas qu'on lise la même fiche. Le petit portrait sur la ligne est là pour cela : on voit d'un coup d'œil ce qui est déjà pris, sans ouvrir.
Autre conséquence : attribuer ne donne aucun droit. Une personne qui ne voit pas le lead ne le verra pas davantage parce qu'on le lui a attribué. Le droit vient du rôle et de l'équipe, jamais de l'attribution.
Ce qu'il faut avant de commencer
- Le droit de traiter un lead : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire ou Commercial. Le rôle Comptabilité ne voit pas cet écran.
- Pour confier un lead à quelqu'un d'autre : Propriétaire, Administrateur ou Gestionnaire. Un Commercial ne peut prendre et rendre que le sien.
- Un compte actif en face : une personne encore invitée, suspendue ou partie n'est pas proposée dans la liste.
- Surtout, la personne doit appartenir à l'équipe du lead. C'est la vérification que la plateforme ne fait pas pour vous, et la section finale explique ce qui arrive sinon.
Le chemin, depuis le tableau de bord
1. Ouvrir Leads
Dans le menu de gauche. Le menu se transforme en navigation de l'écran : les vues d'attribution, les campagnes et les verticales, chacune avec son compteur.
2. Aller dans « À prendre »
C'est le stock à répartir : les leads que personne ne tient. Le compteur à droite de l'entrée dit combien il en reste, dans votre seul périmètre d'équipe.
3. Ouvrir la fiche d'un lead
Cliquez sur une ligne de la file. La fiche s'affiche à droite, sans changer de page, et l'attribution est en haut à droite : avant le statut, avant les réponses.
4. Prendre le lead
Sur un lead libre, le seul geste offert est Prendre ce lead. Il devient le vôtre immédiatement, et le bouton laisse place à son nouveau propriétaire.
5. Ouvrir le menu depuis le nom
Le nom est le bouton : « Assigné à : À vous » s'ouvre d'un clic sur un menu portant les visages de vos commerciaux actifs.
6. Choisir le commercial
Un clic sur une ligne du menu transfère le lead. Aucune confirmation n'est demandée, et le changement prend effet aussitôt.
7. Vérifier dans la file
La ligne porte désormais le portrait de la personne, et le compteur « À prendre » a baissé d'une unité pour toute l'équipe.
Ce que « Prendre ce lead » fait exactement
Le geste écrit quatre informations sur la fiche : qui la tient, quand, par qui elle a été attribuée, et si c'est une prise volontaire ou une attribution par un responsable.
C'est la base de données qui tranche, pas l'écran. La condition « ce lead est libre » fait partie de l'écriture elle-même : deux commerciaux qui cliquent à une seconde d'intervalle donnent un gagnant et un seul.
Le perdant ne voit pas d'erreur rouge, mais une phrase neutre : « Un collègue vient de le prendre. » Ce n'est pas une panne, c'est la plateforme qui vient d'éviter un double appel au même prospect.
Rien ne part chez Yacla. L'attribution est purement locale : elle ne touche ni le statut, ni la note, ni le compteur d'appels, et n'entre dans aucun taux de conversion. C'est pourquoi un compte géré, qui remonte ses statuts depuis son propre CRM, peut malgré tout organiser son équipe ici.
Pourquoi le menu ne s'ouvre pas sur un lead libre
Sur une fiche que personne ne tient, l'écran ne propose que « Prendre ce lead ». La liste des collègues n'apparaît qu'une fois le lead attribué à quelqu'un.
Pour confier un lead libre à un commercial, il faut donc passer par soi : prenez-le, puis ouvrez le menu depuis votre nom et choisissez la personne. Deux clics au lieu d'un, et le lead ne reste à vous qu'une seconde.
Ce détour est délibéré. Proposer de « prendre » ce qui est déjà pris invite au vol de dossier ; partir du nom de la personne en place met le geste là où l'œil le cherche.
Réattribuer, reprendre, libérer
Trois gestes vivent dans le même menu, et un quatrième juste à côté.
- Choisir une autre personne transfère le lead. Le dernier geste l'emporte, sans avertissement ni conflit : c'est un geste de responsable, et il est assumé comme tel.
- Libérer le lead, en bas du menu, le remet dans « À prendre ». C'est le seul choix qui ne désigne personne, d'où sa place à part.
- Rendre, à côté du nom, est la version courte pour le lead qu'on tient soi-même. Un Commercial n'a que celle-là.
- Reprendre un lead sans le lire est possible pour un Propriétaire, un Administrateur ou un Gestionnaire : le menu s'ouvre sur n'importe quel attributaire, y compris un absent.
Libérer un lead déjà libre n'est pas une erreur : la plateforme répond que c'est fait, et n'écrit rien au journal. Un double clic ou un second onglet ne produit donc aucune ligne parasite.
Un lead que personne ne tient
Un lead non attribué reste dans « À prendre » indéfiniment. Rien ne l'attribue avec le temps, et rien ne l'y fait expirer.
Il est parfaitement utilisable : toute l'équipe le voit, peut l'ouvrir, l'appeler et le statuer. L'attribution organise le travail, elle ne le conditionne pas, voir Traiter un lead pour la suite des gestes.
Attention au cas inverse, qui ne se voit pas : un lead attribué à quelqu'un qui a quitté la société n'est pas libéré automatiquement. La fiche affiche « Membre parti » à la place du nom, et la personne n'est plus proposée dans le menu. C'est à vous de le reprendre à la main.
L'attribution à la livraison
Une table d'attribution peut désigner le commercial dès la réception du lead, selon la verticale ou la campagne, dans un vivier d'équipes et de personnes que vous définissez.
Trois choses à savoir avant de compter dessus :
- Elle n'a pas encore d'écran dans l'application. Elle se met en place avec votre interlocuteur Yacla, qui la configure pour vous.
- Sans règle, aucun lead n'est attribué : c'est le comportement par défaut, et tous vos leads arrivent dans « À prendre ».
- Elle vérifie, elle, que la personne voit le lead avant de le lui donner : ce que l'attribution manuelle ne fait pas.
Elle n'a jamais le droit de faire échouer une livraison. Si aucune règle ne s'applique, si le vivier est vide, ou si personne n'est en ligne selon le réglage retenu, le lead reste simplement libre.
Ce que les filtres montrent
Le menu de gauche porte trois vues d'attribution, et elles se combinent avec la vue de traitement.
- Tous les leads : l'ensemble de votre périmètre, attribués ou non.
- Mes leads : ce qui vous est attribué, et rien d'autre. Zéro si vous ne vous attribuez rien.
- À prendre : le stock libre, celui qu'on se répartit.
Chaque ligne de la file porte le portrait de son attributaire, cerclé quand c'est le vôtre. Sans photo, ce sont ses initiales.
Ces trois compteurs sont déjà cloisonnés par équipe : ils comptent votre périmètre, jamais la société entière. Un Propriétaire ou un Administrateur, qui voit tout, y lit donc des totaux d'entreprise.
L'export ne porte pas l'attribution
Deux limites à connaître avant de bâtir une répartition dans un tableur.
- Le fichier exporté n'a pas de colonne d'attributaire. Ses colonnes s'arrêtent au lead : livraison, statut, coordonnées, campagne, réponses, appels, note, labels, référence.
- Le filtre d'attribution n'est pas repris par l'export. Un export lancé depuis « Mes leads » contient les leads de tout votre périmètre, pas seulement les vôtres.
La répartition se pilote donc à l'écran, pas dans le fichier. Le détail de ce que l'export contient est dans Exporter les leads.
Ce qui reste tracé
Chaque attribution et chaque libération sont écrites dans l'historique de la société, avec leur auteur, la personne visée et la date.
Le journal distingue la prise volontaire de l'attribution par un responsable, c'est la nuance qui compte quand un commercial conteste sa charge de travail. Une attribution posée par la table d'attribution ne porte aucun auteur humain : elle nomme la règle.
Ce journal est la seule mémoire. La fiche ne garde que l'attributaire courant, sans historique : « qui a réaffecté mes dossiers pendant mes congés » n'a pas d'autre réponse.
Si un lead attribué n'apparaît chez personne
Le symptôme est net : le lead a quitté « À prendre », et il ne figure pas dans « Mes leads » de la personne à qui vous l'avez confié.
- Vérifiez d'abord à quelle équipe appartient le lead, puis les équipes de la personne : c'est presque toujours là que se trouve l'écart.
- Sachez que la plateforme ne vous arrête pas : elle vérifie seulement que la personne appartient à une équipe active de la société, pas qu'elle partage celle du lead.
- Retrouvez le lead dans « Tous les leads » de son équipe d'origine : il y est toujours, avec le nom de la personne sur la ligne.
- Ouvrez la fiche, puis libérez-le ou attribuez-le à quelqu'un de la bonne équipe.
- Pour éviter le cas, rattachez la personne à l'équipe concernée avant de lui confier des leads. Le rôle nécessaire, lui, se vérifie dans Que peut faire chaque rôle ?.