Comment envoyer mes leads dans Google Sheets ?

Ce que fait ce branchement

Vos leads sont ajoutés en lignes dans un tableur Google, au fil des livraisons. Le fichier naît dans votre Drive, avec le compte Google que vous reliez : vous en êtes propriétaire, et c'est vous qui le partagez avec vos équipes.

Le trajet fonctionne aussi dans l'autre sens. Le statut, le montant et la note que vous saisissez dans la feuille remontent sur la plateforme.

Cette destination est la bonne quand vos équipes travaillent dans un tableur. Si vos leads doivent entrer dans un outil métier, regardez plutôt comment envoyer vos leads vers OGGOData ou comment recevoir vos leads par webhook.

Ce que le compte Google nous autorise à faire

Nous demandons un seul accès à Drive : celui des fichiers que notre application crée elle-même. L'écran de consentement Google le formule à sa manière, en parlant uniquement des fichiers que cette application utilise.

Trois conséquences, et elles valent d'être connues avant de cliquer.

• Nous ne voyons rien d'autre dans votre Drive : ni vos dossiers, ni vos fichiers antérieurs, ni ceux d'un collègue.
• La liste « un fichier existant » ne contient donc que les tableurs que nous avons créés pour vous. Votre classeur de 2019 n'y sera pas.
• Nous lisons aussi votre adresse Google, uniquement pour vous afficher quel compte est relié.

Le jeton délivré par Google est chiffré chez nous. Un compte relié vaut pour toute la société : une seule connexion, partagée par tous vos flux.

Le chemin, depuis le tableau de bord

1. Ouvrir « Intégration » dans le menu

Dans le menu de gauche, cliquez sur Intégration. La page montre vos automatisations en cours, le catalogue des destinations, et tout en bas vos comptes reliés.

2. Relier votre compte Google

Descendez jusqu'au titre Comptes reliés, puis cliquez sur Relier mon compte sur la carte Google Sheets. Vous partez sur l'écran de consentement Google, et vous revenez ici une fois l'accord donné.

Le même bouton existe plus loin, dans l'étape du flux, sous le nom Connecter Google : les deux mènent au même endroit. Si la carte annonce que le service n'est pas encore ouvert sur la plateforme, il n'y a rien à cliquer et le branchement n'est pas disponible pour l'instant.

3. Cliquer la carte « Google Sheets »

Sous le titre Ajouter une intégration, la carte Google Sheets est cliquable sur toute sa surface. Elle ouvre le constructeur avec l'étape Google Sheets déjà posée.

4. Régler le déclencheur et son périmètre

Le panneau de droite s'ouvre sur Déclencheur. Temps réel est retenu par défaut : chaque lead livré part aussitôt.

Sous De quoi ce flux s'occupe, vous gardez toutes les campagnes, ou vous restreignez à certaines verticales, ou à certaines campagnes. Ce choix a une conséquence directe sur la suite : il décide si la répartition des fichiers se fait par campagne ou par verticale.

5. Ouvrir l'étape « Google Sheets »

Au centre de l'écran, cliquez sur le bloc Envoyer vers : Google Sheets. Le réglage se présente en trois étapes numérotées en haut du panneau : Connexion, Campagnes, Colonnes. Une étape franchie se rouvre d'un clic, une étape à venir ne s'ouvre pas.

6. Choisir comment répartir les leads

Sous Comment les répartir ?, trois formes vous sont proposées.

• Un fichier par campagne : chaque fichier porte les colonnes de sa campagne, réponses de qualification comprises. C'est la forme par défaut.
• Un fichier avec toutes les campagnes : une seule grille, donc les colonnes communes ; les réponses de qualification n'y figurent pas.
• Une feuille par campagne : un seul fichier, un onglet par campagne, et chaque onglet garde ses propres colonnes.

Si votre périmètre ne couvre qu'une campagne, la question ne vous est pas posée : les trois formes donneraient le même fichier. Si vous réunissez des campagnes qui ne posent pas les mêmes questions dans une grille unique, l'écran vous avertit avant le choix.

7. Désigner le fichier

Sous Où écrire vos leads ?, choisissez Créer un fichier et donnez-lui un nom, le nom du flux vous est proposé, ou Un fichier existant et prenez-le dans la liste. Cette question ne se pose pas dans la forme « un fichier par campagne », puisqu'il y en aura autant que de campagnes.

Cliquez ensuite sur Continuer.

8. Choisir les campagnes

Sous Quelles campagnes importer ?, cochez celles qui alimentent cette feuille. Ce choix est obligatoire : sans lui, l'activation est refusée.

Si l'une des campagnes retenues a déjà une feuille, l'écran l'annonce et la réutilise plutôt que d'en créer une seconde. En mode « une feuille par campagne », vous nommez ici l'onglet de chacune.

9. Choisir les colonnes

Sous Colonnes, deux modes s'offrent à vous. Automatique pose les colonnes de la campagne pour vous. Champs choisis vous laisse nommer vos colonnes et décider de leur ordre, les mêmes pour toutes vos campagnes.

En mode « une feuille par campagne » il n'y a rien à nommer : chaque onglet porte les colonnes de sa campagne.

10. Activer le flux

Nommez le flux en haut de l'écran, puis cliquez sur Activer. L'état passe de Brouillon à Actif.

Ce qui arrive à votre fichier

Le fichier n'est pas créé à l'enregistrement, mais à l'arrivée du premier lead concerné. C'est normal de ne rien voir dans votre Drive tant qu'aucun lead n'est passé.

À sa création, la feuille reçoit sa ligne d'en-têtes, dans votre langue, et cette ligne ne change plus ensuite. Les colonnes aussi sont figées à ce moment-là : les modifier dans le réglage n'y touchera pas, et l'écran vous le dit.

Les leads sont ajoutés à la fin, jamais écrasés. Vous pouvez trier et filtrer sans rien casser : un lead est reconnu par sa référence, pas par son numéro de ligne.

Trois colonnes vous appartiennent (statut, montant de la vente et note) et tout le reste est protégé. Ce n'est pas de la méfiance : nos écritures repèrent les colonnes par leur position, et une colonne déplacée nous ferait écrire dans la mauvaise. Une dernière colonne, Synchronisation, est réservée à ce que la plateforme vous répond.

Les valeurs sont écrites telles quelles, sans être interprétées. Un nom qui commence par un signe égal reste du texte et ne devient pas une formule.

Dans la forme « un fichier par campagne », les leads déjà livrés sur cette campagne sont recopiés à la création, jusqu'à cinq mille lignes. Dans les formes à fichier unique, le fichier commence vide et se remplit avec ce qui arrive.

Faire remonter vos statuts

La colonne Statut est une liste fermée : seules les valeurs proposées sont acceptées, une saisie libre est refusée par le tableur lui-même. Les valeurs sont celles décrites dans le sens des statuts d'un lead.

Passer un lead en converti demande un montant strictement positif dans la colonne voisine. Sans lui, la transition est refusée et le repère de la ligne reste tel quel, pour que le refus ne disparaisse pas tout seul au passage suivant.

Nous demandons à Drive, toutes les cinq minutes, quels fichiers ont bougé, et nous ne relisons que ceux-là. Une modification est ensuite appliquée exactement comme si vous aviez cliqué dans l'écran des leads : mêmes règles, même journal.

Deux limites à connaître. Une ligne que nous n'avons pas écrite nous-mêmes est ignorée : coller une référence à la main ne produit rien. Et les cellules remplies avant le branchement ne sont pas reprises : la première relecture ne remonte pas plus d'une heure en arrière.

La note se traite indépendamment du statut. Écrire « rappeler jeudi » sans rien changer d'autre suffit à la faire remonter.

Renommer, déplacer, supprimer

• Renommer le fichier dans Drive : sans conséquence. Nous ne relisons jamais son titre ; la liste des fichiers, chez nous, porte le nom de ce que la feuille sert.
• Renommer un onglet : à éviter. Le nom de l'onglet entre dans chaque écriture et dans chaque relecture ; changé, il les fait échouer, et le motif s'affiche sur la ligne de votre intégration.
• Déplacer une colonne, insérer une ligne, renommer un en-tête : c'est précisément ce que la protection empêche. Vos trois colonnes restent libres.
• Supprimer le fichier, ou nous en retirer l'accès depuis Drive : les envois s'arrêtent et la ligne passe En erreur. Rien n'est recréé à votre place : un fichier de remplacement se remplirait sans que vous le regardiez.
• Supprimer un fichier que vous avez désigné vous-même : le journal du flux le dit ligne par ligne, avec pour motif que le fichier choisi n'existe plus.

Nous ne supprimons jamais votre fichier, quoi qu'il arrive. Il est dans votre Drive, il contient votre travail, et détacher une intégration ne le touche pas.

Quand ça ne marche pas

• « Reliez votre compte Google. » : l'étape réclame la connexion avant tout le reste.
• « Choisissez ou nommez le fichier. » : la provenance n'est pas tranchée.
• « Choisissez au moins une campagne. », sans campagne, il n'y a pas de colonnes à poser.
• « Choisissez au moins une colonne. » : en mode « champs choisis », une liste vide ne créerait rien.
• « La connexion Google n'est pas configurée sur cette plateforme. » : le service n'est pas ouvert chez nous ; il n'y a rien à corriger de votre côté.
• « Google a révoqué l'accès. Reconnectez votre compte pour reprendre. » : plus rien ne part jusqu'à une reconnexion, et réessayer n'y changera rien.

Le pied du panneau liste ce qui manque encore, étape par étape, et l'activation est refusée tant qu'il reste quelque chose. Une fois le flux enregistré, l'onglet Journal dit lead par lead ce qui est parti, ce qui a été ignoré et pourquoi. La ligne de l'écran Intégration porte, elle, la date du dernier envoi et le motif de la dernière erreur.

Couper les envois

Deux leviers, et ils ne font pas la même chose.

1. 1.L'interrupteur du flux, sur l'écran Intégration ou depuis le bouton Désactiver du constructeur : les envois s'arrêtent, le réglage et le journal restent.
2. 2.La révocation depuis votre compte Google : vous retirez l'accès dans les réglages de sécurité de Google. Tous les envois s'arrêtent, l'écran affiche que l'accès a été retiré et nomme le compte concerné.

Une reconnexion rétablit tout sans rien recréer : les fichiers existants sont retrouvés et se remplissent de nouveau.