Comment régler les rôles et les droits de mes collaborateurs ?

Cinq rôles existent, et ils suffisent à la plupart des sociétés. L'écran Rôles sert au cas suivant : vos défauts vous conviennent presque, et il reste une rubrique à ouvrir ou à fermer. Vous n'y créez pas de rôle, vous ne cochez pas de case une par une : vous choisissez, pour chaque rubrique, jusqu'où va chaque rôle.

C'est un écran de sécurité. Ce qu'il ouvre est ouvert immédiatement, pour tout le monde qui porte ce rôle, sur toutes les pages. Ce qu'il ferme disparaît du menu et est refusé par la route. Cette page dit précisément ce que chaque réglage fait, et surtout ce qu'aucun réglage ne peut faire.

Ce qu'il faut avant de commencer

• Être Propriétaire ou Administrateur : ce sont les deux seuls rôles qui atteignent cet écran par défaut.
• Savoir que vous réglez un rôle, pas une personne. Le réglage vaut pour tous ceux qui portent ce rôle, aujourd'hui et demain.
• Si votre organisation est gérée par Yacla, l'écran ne vous est pas ouvert : les droits des rôles se règlent avec votre gestionnaire de compte.

Deux mécanismes distincts, qu'on confond souvent

Le rôle décide de ce qu'une personne peut faire. L'appartenance aux équipes décide de ce qu'elle voit : quels leads, quelles campagnes. Les deux se règlent sur deux écrans différents et ne se remplacent pas : une requête doit passer les deux.

Fermer une rubrique à un rôle ne cloisonne donc rien, et ajouter quelqu'un à une équipe ne lui accorde aucun droit. Si votre question est « qui voit quels leads ? », c'est l'écran Équipes qu'il faut ouvrir, pas celui-ci.

Le chemin, depuis le tableau de bord

1. Ouvrir Paramètres

Dans le menu de gauche, tout en bas. Le menu se transforme : il présente Général, Facturation et Équipe, les rubriques de réglage de la société.

2. Entrer dans Équipe

La rubrique s'ouvre sur trois écrans, dans cet ordre : Rôles, Équipes, Membres. L'ordre est causal : un rôle décide de ce qu'une personne peut faire, une équipe de ce qu'elle voit, et le membre reçoit les deux.

3. Ouvrir Rôles

L'écran s'appelle Droits par rôle. À gauche, les quatre rôles réglables ; à droite, les neuf rubriques du rôle choisi.

4. Lire la légende des quatre niveaux

En haut, avant tout réglage, quatre encadrés disent ce que les niveaux signifient. C'est là que vit la seule distinction subtile de cet écran : Modification change ce qui reste chez nous, Écriture fait sortir ou engage.

5. Choisir un rôle à gauche

Administrateur, Gestionnaire, Commercial, Comptabilité. Le propriétaire n'a pas d'entrée : il détient tout, définitivement. Sous chaque nom, un compteur indique combien de rubriques s'écartent de nos défauts.

6. Régler une rubrique

Chaque rubrique affiche tous ses niveaux disponibles d'un coup, et non un menu à ouvrir. Sous le niveau choisi, la ligne Accorde : énumère en clair ce que le rôle peut faire dans cette rubrique.

7. Déplier le détail des niveaux

Le lien Voir le détail des niveaux énumère, niveau par niveau, ce que chaque cran ajoute au précédent. C'est ce qu'on lit pour décider de monter ou de descendre d'un cran.

8. Enregistrer

Un point de couleur marque, à gauche, les rôles que vous avez modifiés sans enregistrer. Enregistrer valide la grille entière en une fois. Rien n'est écrit avant ce clic.

Les quatre niveaux, mot pour mot

• Aucun accès : la rubrique disparaît du menu. Ouverte par son adresse, elle affiche un refus qui dit à qui la demander.
• Lecture : consulter seulement, rien ne change.
• Modification, changer ce qui reste chez nous : réversible, sans conséquence hors de la plateforme.
• Écriture, ce qui sort ou engage : argent dépensé, statut envoyé au moteur, données transmises à un tiers, accès d'un collègue ouvert ou coupé.

La frontière entre les deux derniers est celle de la conséquence, pas celle du verbe. Annoter un lead se défait ; poser un statut part au moteur Yacla, s'y empile de façon irréversible et alimente les taux sur lesquels vous êtes jugé.

Toutes les rubriques n'ont pas les quatre niveaux

C'est voulu, et c'est visible sans rien ouvrir : un niveau qui n'accorderait rien n'est pas affiché.

• Leads : les quatre niveaux.
• Campagnes : Aucun accès, Lecture, Modification.
• Intégration : Aucun accès, Lecture, Écriture. Pas de Modification : brancher un connecteur fait sortir des données, point.
• Analytics : Aucun accès, Lecture. Un écran de pure consultation n'a pas de troisième état.
• Général : Aucun accès, Lecture, Modification.
• Facturation : Aucun accès, Lecture, Écriture. Pas de Modification : il n'y a rien à y régler qui n'engage pas d'argent.
• Équipe : les quatre niveaux. Ici, Modification fait vivre l'équipe (la renommer, régler son périmètre, composer son effectif) et Écriture décide de la structure (créer, archiver).
• Sécurité : Aucun accès, Lecture, Modification.
• Historique : Aucun accès, Lecture.

Ce que chaque rôle ouvre par défaut

Tant que vous ne changez rien, aucune rubrique ne porte la mention Personnalisé : et votre société suit nos défauts, y compris leurs évolutions.

• Propriétaire : tout, y compris la cession de la société. Unique, et non réglable.
• Administrateur, tout le reste : Écriture sur Leads, Facturation et Équipe, Modification sur Général, Campagnes et Sécurité, Lecture sur Analytics et Historique.
• Gestionnaire : Écriture sur Leads et Intégration, Modification sur Campagnes et Équipe, Lecture sur Général et Analytics. Aucun accès à la Facturation, à la Sécurité et à l'Historique.
• Commercial : Écriture sur Leads, Modification sur Campagnes, Lecture sur Général, Équipe, Intégration et Analytics. Aucun accès à la Facturation, à la Sécurité et à l'Historique.
• Comptabilité : Écriture sur la Facturation, Lecture sur Général, Équipe, Campagnes, Intégration et Analytics. Aucun accès aux Leads.

Le dernier point n'est pas un oubli : facturer ne nécessite ni nom, ni téléphone, ni e-mail de prospect. C'est une minimisation RGPD appliquée à la conception, voir Pourquoi les coordonnées sont-elles masquées ?.

Ce qu'aucun réglage ne peut retirer

Trois garanties tiennent cet écran, et elles existent pour la même raison : un système de droits doit garantir qu'on peut toujours défaire ce qu'on vient de faire.

• L'écran Rôles lui-même. Le droit de modifier les droits n'appartient à aucune rubrique, donc ne se ferme pas. Un administrateur qui se coupe Équipe, Général et Facturation par mégarde garde l'entrée Rôles dans sa barre, et peut tout rétablir.
• Le propriétaire. Il détient tout par construction. Un réglage le concernant est refusé par l'écran, refusé par la route, ignoré à la lecture et refusé par la base. Quatre refus pour la même règle.
• La cession de la société. Elle appartient au seul propriétaire et n'apparaît dans aucune rubrique : un rôle « qui peut céder la société » ferait coexister deux propriétaires.

Restent ouverts à tous, parce qu'aucun droit ne les garde : le profil, la double authentification, le support, le signalement de bogue, la demande de fonctionnalité, la feuille de route et l'état des services. Le tableau de bord non plus ne se ferme pas : sinon on serait enfermé dehors dès la connexion.

On n'accorde jamais plus que ce que son rôle détient

La règle vaut aux deux endroits où des droits se donnent, et elle ferme le même scénario : s'élever en deux temps.

• Sur cet écran, le plafond est le niveau que nos défauts accordent à votre rôle. Pour un administrateur, c'est le maximum partout : il peut tout accorder et tout restaurer.
• Le plafond est bien celui du défaut, et non votre niveau du moment. C'est ce qui rend toute baisse réversible : après avoir ramené la Facturation à Lecture, vous pouvez encore la remonter.
• Sur l'écran Membres, un Gestionnaire ne peut attribuer que des rôles dont il détient déjà toutes les capacités : il ne fabrique donc pas d'Administrateur. Voir Comment inviter un membre de mon équipe ?.

Masquer n'est pas protéger

Fermer une rubrique fait deux choses, et la seconde est la vraie protection.

• Le menu ne la propose plus. C'est du confort : on n'affiche pas une porte fermée.
• La route la refuse. Quelqu'un qui tape l'adresse, ou qui garde un vieux signet, obtient l'écran « Oups, vous n'avez pas accès à ça » : qui nomme la rubrique, son rôle, et le prénom des administrateurs à qui la demander.

Ce refus vaut aussi pour les appels de l'interface : le bouton disparu et l'action refusée sont le même réglage, vérifié au même endroit. Un droit fermé n'est jamais seulement invisible.

Ce qui est enregistré, et ce qui ne l'est pas

Nous ne stockons que vos écarts, jamais une copie de la grille. Une rubrique remise sur notre défaut disparaît du réglage et cesse d'être marquée Personnalisé.

Ce n'est pas un détail d'implémentation : c'est ce qui fait qu'une capacité ajoutée demain à la plateforme arrive bien chez vous, au lieu d'être refusée à tout le monde parce que votre copie ne la connaît pas.

Le bouton Rétablir les droits par défaut ramène la grille entière à nos valeurs. Il prépare la remise à zéro ; c'est Enregistrer qui l'applique.

Après l'enregistrement

Les droits s'appliquent immédiatement, sans reconnexion. Si vous avez modifié votre propre rôle, l'écran vous en avertit avant : l'effet sur votre barre latérale est instantané.

L'historique de la société reçoit une ligne par rôle touché, avec l'avant et l'après de chaque rubrique, « facturation : aucun accès → lecture ». C'est ce qui permet de répondre plus tard à « qui a ouvert la facturation aux commerciaux ? ».

Attention : personne n'est prévenu par courriel d'un changement de grille. En revanche, changer le rôle d'une personne depuis l'écran Membres l'avertit, elle et elle seule, sans quoi elle conclut à une panne en voyant sa facturation disparaître.

Si ça ne se passe pas comme prévu

• « Vous ne pouvez pas accorder plus que ce que votre rôle détient. » Le niveau demandé dépasse ce que nos défauts accordent à votre propre rôle. Un administrateur ne rencontre jamais ce refus.
• « Les droits du propriétaire ne se modifient pas. » Le propriétaire n'a pas d'entrée dans la liste ; ce message signale un appel qui a contourné l'écran.
• « Votre organisation est gérée par Yacla. » Le contrat nous confie votre organisation : les droits des rôles se règlent avec votre gestionnaire de compte.
• Un collègue ne voit pas la rubrique que vous venez de lui ouvrir. Vérifiez que vous avez bien réglé son rôle : le compteur « personnalisé » sous chaque nom, à gauche, dit lequel porte des écarts.
• Un collègue voit encore une rubrique fermée. Son rôle n'est peut-être pas celui que vous croyez. L'écran Membres affiche le rôle réel de chacun.

Pour savoir simplement ce que fait chaque rôle sans entrer dans les niveaux, la réponse courte est ici : Que peut faire chaque rôle ?.