Chaque personne de votre société travaille avec son propre accès : sa connexion, son rôle, ses traces dans l'historique. C'est ce qui remplace le mot de passe partagé, et c'est aussi ce qui permet de couper un accès sans changer celui des autres.
Inviter prend quatre clics et une adresse e-mail. Vous ne choisissez pas de mot de passe pour la personne : elle le fera elle-même en acceptant l'invitation.
Ce qu'il faut avant de commencer
- Être Propriétaire ou Administrateur de la société. Un Gestionnaire peut inviter, mais seulement à des rôles dont il détient déjà tous les droits.
- L'adresse e-mail professionnelle du collègue.
- Rien d'autre : aucun siège à acheter, aucun paiement, aucune limite de nombre.
Le chemin, depuis le tableau de bord
1. Ouvrir Paramètres
Dans le menu de gauche, tout en bas. Le menu se transforme alors : il présente Général, Facturation et Équipe, les rubriques de réglage de la société, à la place de la navigation habituelle.
2. Entrer dans Équipe
La rubrique s'ouvre sur trois écrans, dans cet ordre : Rôles, Équipes, Membres. L'ordre n'est pas alphabétique, il est causal : un rôle décide de ce qu'une personne peut faire, une équipe de ce qu'elle voit, et le membre reçoit les deux.
3. Ouvrir Membres
C'est l'annuaire de la société : la liste de qui a un accès, et lequel. C'est aussi le seul écran depuis lequel on invite.
4. Saisir l'adresse
En haut à droite du panneau, Inviter ouvre un formulaire dans la page : pas une fenêtre. Le champ e-mail prend le curseur tout seul : tapez l'adresse professionnelle du collègue.
5. Choisir le rôle
Le menu de droite porte les rôles que vous avez le droit d'attribuer. La section suivante dit ce que chacun ouvre.
6. Envoyer l'invitation
Un bandeau vert confirme l'envoi, avec l'adresse. C'est le seul signal à attendre : si vous ne le voyez pas, rien n'est parti.
Choisir le rôle
Le rôle décide de ce que la personne pourra faire, partout dans la plateforme. Il se change à tout moment depuis le même écran.
- Administrateur : tout, y compris les réglages de la société et les accès.
- Gestionnaire : les campagnes, les leads et les équipes, sans la facturation.
- Commercial : les leads de ses équipes, pour les traiter et les qualifier.
- Comptabilité : les factures, le solde et les paiements, sans voir les leads.
Deux règles à connaître, parce qu'elles surprennent au premier essai :
- On n'invite pas un Propriétaire. Ce rôle ne s'attribue pas par invitation : il appartient au compte qui a créé la société.
- On n'invite jamais plus haut que soi. Un Gestionnaire ne peut donc pas créer un Administrateur, sans quoi n'importe qui pourrait s'élever en deux étapes.
Le détail de ce que chaque rôle ouvre ou ferme est dans Rôles et droits.
Dans quelle équipe la personne arrive
Depuis l'annuaire, l'invité rejoint l'équipe par défaut de la société. C'est voulu : un membre sans équipe ne voit aucun lead et conclut à une panne.
Pour l'affecter ailleurs, ou dans plusieurs équipes, passez par l'écran Équipes, qui règle le périmètre de lecture : quelle équipe voit quels leads. Vous pouvez aussi inviter directement dans une équipe précise depuis cet écran-là.
Ce que reçoit la personne invitée
Un e-mail avec un lien qui vaut 7 jours. En l'ouvrant, elle renseigne son nom, choisit son mot de passe, et son compte est créé à ce moment-là : pas avant. Une adresse saisie par erreur ne laisse donc aucun compte fantôme derrière elle.
Le lien est à usage unique. Il ne contient pas de mot de passe, et l'invitation ne peut pas être rejouée après acceptation.
Si l'invitation n'arrive pas
- Vérifiez l'orthographe de l'adresse dans la liste des invitations en attente.
- Demandez à la personne de regarder ses courriers indésirables : le message vient d'un domaine qu'elle n'a jamais reçu.
- Révoquez l'invitation en attente, puis renvoyez-la. Cela produit un nouveau lien et invalide l'ancien.
- Les envois sont bridés : plusieurs invitations d'affilée à la même adresse peuvent être refusées un moment. Attendez quelques minutes plutôt que d'insister.
Retirer un accès
Sur la ligne de la personne, Retirer de la société coupe l'accès immédiatement et ferme ses sessions ouvertes. À ne pas confondre avec « retirer de l'équipe », qui ne change qu'un périmètre de lecture.
Si vous voulez seulement vérifier d'où quelqu'un se connecte, ou fermer une session suspecte sans lui retirer son accès, tout est dans Sessions actives.
Ce qui reste tracé
L'invitation, le changement de rôle et le retrait sont écrits dans l'historique de la société, avec l'auteur et la date. C'est ce qui permet de répondre à « qui a donné cet accès, et quand » : une question qui arrive toujours après coup.