Où trouver mes factures et le détail de ma TVA ?

L'essentiel en cinq points

Vos factures se trouvent dans Paramètres > Facturation > Factures, groupées par mois, de la plus récente à la plus ancienne.

• Une facture est émise à chaque rechargement de crédits encaissé, et elle est acquittée dès son émission.
• L'achat de leads ne produit aucune facture : c'est une consommation de crédits déjà payés.
• La TVA s'ajoute au crédit demandé, elle n'est pas prélevée dessus.
• Un compte Yacla facturé en France porte la TVA à 20 % ; un compte YACI est exonéré, quel que soit le pays.
• Le détail de ce que vous avez consommé vit dans le récapitulatif de consommation, qui n'est pas une pièce comptable.

Quand une facture est émise

Le fait générateur est le rechargement, pas la livraison de leads. Un rechargement encaissé produit une facture, et une seule.

L'émission attend trois conditions, pas une : le paiement doit être abouti, l'écriture au grand livre doit exister, et la date de règlement doit être connue. Autrement dit, la facture ne part qu'une fois vos crédits réellement portés à votre solde. Un paiement encore en traitement ne produit donc pas encore de facture.

Il n'y a pas de facture mensuelle. Le regroupement par mois que vous voyez à l'écran est un regroupement d'affichage et de téléchargement, calé sur la maille de la comptabilité.

Une notification est envoyée à la société à l'émission, avec un lien direct vers le document. L'émission peut intervenir un moment après le paiement : le reçu de paiement et la facture sont deux choses distinctes.

Ce que porte la facture

Chaque facture est figée à l'instant de son émission. L'adresse, la dénomination et le taux de TVA sont recopiés sur le document : ils ne bougent plus, même si votre société déménage ou se renomme ensuite.

• Le numéro légal, de la forme 1234-YIP_VERTIGO-NRG-001 : compteur global de l'entité, sigle de série, votre identifiant, puis votre propre compteur de factures.
• L'émetteur : dénomination, adresse du siège, capital, numéro de TVA, et le numéro ORIAS pour l'entité assurance.
• Le client, sous le libellé CLIENT : votre raison sociale, votre adresse et votre numéro de TVA tels qu'ils étaient renseignés ce jour-là.
• Une ligne unique décrivant ce qui a été vendu : Crédits d'achat de leads chez Yacla, Crédits de mise en relation chez YACI.
• Les totaux : TOTAL HORS TAXE, la ligne de TVA, puis A PAYER dans une pastille sombre.
• La mention FACTURE ACQUITTÉE suivie de la date de paiement, et la méthode employée.
• Le moyen de paiement réduit à sa marque et aux quatre derniers chiffres : le numéro complet n'est jamais conservé.

La facture ne porte ni IBAN, ni échéance, ni pénalités de retard. Elles n'auraient aucun objet sur un document déjà payé par carte.

Une facture émise ne se modifie pas. Une correction passe par un avoir, c'est-à-dire un document supplémentaire portant son propre numéro.

La TVA, entité par entité

Le régime dépend d'abord de l'entité qui encaisse, ensuite de votre pays. Cet ordre n'est pas anodin : une société d'assurance espagnole est exonérée parce qu'elle est en assurance, pas parce qu'elle est hors de France.

Compte YACI, en assurance. Aucune TVA n'est facturée, quel que soit le pays. Les opérations d'assurance et de courtage sont exonérées. La facture porte la mention suivante, mot pour mot :

Opération exonérée de TVA : opérations d'assurance et de courtage, article 261 C, 1°, a) du Code général des impôts.

La ligne de taxe s'affiche alors simplement TVA, sans pourcentage. Le numéro ORIAS de l'entité figure à côté de la mention : c'est lui qui fonde l'exonération. En contrepartie, l'accès au paiement suppose une immatriculation ORIAS vérifiée de votre côté.

Compte Yacla, client français. La TVA française au taux normal de 20 % s'applique. La mention portée est :

TVA française au taux normal de 20 %.

Compte Yacla, autres situations. Aucune TVA n'est collectée, mais la mention change selon votre cas.

• Client dans l'Union européenne hors France, avec un numéro de TVA bien formé : autoliquidation par le preneur, aucune TVA facturée.
• Client dans l'Union européenne hors France, sans numéro de TVA exploitable : aucune TVA facturée, et la facture indique qu'il vous appartient de régulariser dans votre État membre.
• Client hors Union européenne : prestation de services rendue hors UE, TVA française non applicable.
• Compte tenu dans une devise autre que l'euro : opération hors du champ de la TVA française, la taxe de vente locale n'est pas collectée.

Le taux et le texte de la mention sont figés sur le paiement. Une facture déjà remise reste donc reproductible à l'identique, même si le taux ou la formulation changent plus tard.

La TVA s'ajoute au crédit, elle ne s'y retranche pas

Le montant que vous saisissez est le crédit que vous recevez. La taxe vient par-dessus.

Concrètement, pour un compte Yacla facturé en France : vous demandez 100 € de crédits, la fenêtre de paiement affiche Crédits ajoutés 100 €, TVA 20 % 20 €, et Total débité 120 €. Votre solde monte de 100 €, votre carte est débitée de 120 €, et la facture porte 120 € en A PAYER.

Pour un compte exonéré, la même fenêtre affiche Aucune TVA applicable, et le total débité égale le crédit.

Cette convention explique à elle seule le premier écart que les clients remarquent entre le montant d'une facture et le crédit reçu.

Recharge, facture, récapitulatif : trois documents différents

• La recharge est l'opération de paiement : vous créditez votre solde. Voir recharger son solde.
• La facture est la pièce comptable de cette recharge. Une par rechargement, acquittée, avec sa TVA.
• Le récapitulatif de consommation est un document d'information mensuel : il détaille vos mouvements, dont les achats de leads.

Le récapitulatif n'est pas une pièce comptable et ne doit pas être transmis comme justificatif de charge. Il montre en revanche une chose que la facture ne montre pas : la ventilation de chaque dépense entre vos crédits achetés et vos crédits offerts.

Télécharger le PDF

Deux gestes existent, et ils ne mènent pas au même fichier.

• Une facture à l'unité : l'icône de téléchargement au bout de la ligne, ou le bouton Télécharger le PDF sur la facture ouverte. Le fichier arrive sous le nom facture-{numéro}.pdf.
• Tout un mois : le bouton Tout le mois dans l'en-tête du groupe. Le fichier arrive sous le nom factures-{année-mois}.pdf.

Le lot mensuel n'est pas une archive compressée : c'est un seul PDF, une facture par page, dans l'ordre chronologique. C'est le format qu'un comptable attend.

Sur une facture ouverte, le bouton Imprimer ouvre la boîte d'impression de votre navigateur. Il sert au papier, ou au choix d'une imprimante. Pour récupérer un fichier, c'est Télécharger le PDF qu'il faut prendre.

Le PDF est une photographie exacte de la page que vous voyez à l'écran. Il n'existe pas deux versions du document.

Le chemin, depuis le tableau de bord

1. Ouvrez les paramètres depuis le menu latéral

Dans la barre de gauche, cliquez sur Paramètres. L'entrée n'apparaît que si votre rôle vous donne accès à au moins une rubrique de paramètres.

2. Ouvrez l'onglet Facturation

Dans le menu des paramètres, cliquez sur Facturation. Vous arrivez sur l'écran Paiement, et le menu latéral est remplacé par celui de la rubrique.

3. Cliquez sur Factures

Dans le menu de la rubrique Facturation, cliquez sur Factures. La liste s'ouvre, groupée par mois.

4. Repérez le mois qui vous intéresse

Chaque en-tête de mois indique le nombre de factures et le total prélevé sur la période. C'est ce total que vous rapprochez d'un relevé bancaire.

5. Ouvrez une facture par son numéro

Cliquez sur le numéro dans la colonne de gauche, ou sur l'icône de document au bout de la ligne. La facture s'affiche telle que vous l'archiverez.

6. Téléchargez le fichier

Sur la facture ouverte, cliquez sur Télécharger le PDF. Le fichier descend directement dans votre dossier de téléchargements, sans boîte de dialogue.

7. Ouvrez le récapitulatif pour le détail de la consommation

Revenez au menu de la rubrique et cliquez sur Consommation. Le lien figure aussi en tête de la liste des factures.

Pourquoi votre solde ne correspond pas à vos factures

C'est la question la plus fréquente sur cet écran, et elle a cinq réponses possibles. Elles peuvent se cumuler.

• La TVA : une facture de 120 € correspond à 100 € de crédits sur un compte français chez Yacla.
• Les crédits offerts : ils ne figurent sur aucune facture, parce qu'ils n'ont donné lieu à aucun encaissement, donc à aucune TVA. Vous pouvez avoir payé 1 000 € et disposer de 1 050 €.
• Les achats de leads : ils font baisser votre solde sans produire de facture. Ils apparaissent dans le récapitulatif de consommation.
• Les réservations : une part de votre solde peut être immobilisée par des achats en cours, entre la réservation et son dénouement.
• Le délai du prélèvement SEPA : le crédit arrive sous 2 à 5 jours ouvrés. Tant qu'il n'est pas porté à votre solde, aucune facture n'est émise pour ce paiement.

Le récapitulatif de consommation est l'endroit où ces natures d'argent se lisent côte à côte. Quand une partie de vos leads a été payée avec des crédits offerts, il l'écrit en clair.

Ce que l'écran ne fait pas

• La liste affiche au maximum les 200 dernières factures. Au-delà, passez par le récapitulatif de consommation sur la période voulue.
• Les mois sans aucune facture n'apparaissent pas dans la liste.
• L'accès à la rubrique dépend du droit Facturation de votre rôle. Un refus s'affiche avec son motif, il ne renvoie pas une page introuvable.
• Une facture appartenant à une autre société est introuvable depuis votre compte, y compris avec son numéro exact.

Si vous ne trouvez pas une facture

Vérifiez d'abord que le paiement concerné a bien crédité votre solde : sans crédit porté, la facture n'est pas encore émise. Vérifiez ensuite le mois, qui est celui de l'émission et non celui de votre relevé bancaire.

Si la facture reste absente alors que les crédits sont arrivés, contactez le support en indiquant la date et le montant du paiement. Voir aussi TVA et facture et l'écran Factures.