Deux réglages décident de ce qu'une personne fait sur la plateforme, et les confondre est l'erreur la plus fréquente de cet écran. Le rôle dit ce qu'elle a le droit de faire. L'équipe dit ce qu'elle voit.
Créer une équipe demande un nom et deux clics. Le travail utile vient juste après : régler son périmètre de lecture, c'est-à-dire les verticales et les campagnes que cette équipe a le droit de voir.
Rôle et équipe : deux mécanismes qui ne se mélangent pas
- Le rôle dit ce qu'on a le droit de faire : acheter des leads, piloter une campagne, consulter les factures. Il vaut partout dans la plateforme.
- L'équipe dit ce qu'on voit : les campagnes et les leads qui lui sont rattachés. Elle n'ouvre aucun droit nouveau.
Une équipe ne porte donc aucun rôle. C'est délibéré : si le rôle vivait dans l'équipe, il suffirait de créer une équipe et de s'y nommer administrateur pour s'élever.
Conséquence pratique, et c'est celle qui surprend au premier essai : ajouter quelqu'un à une équipe ne lui donne jamais un droit qu'il n'avait pas. Un Commercial ajouté à trois équipes reste un Commercial : il voit seulement trois fois plus de leads. Le détail de chaque rôle est dans Rôles et droits.
Ce qu'il faut avant de commencer
- Être Propriétaire ou Administrateur : ce sont les deux rôles qui créent et archivent une équipe.
- Un Gestionnaire fait vivre les équipes dont il est membre (nom, périmètre, effectif) mais il n'en crée aucune.
- Avoir au moins une campagne : les verticales et les campagnes proposées au périmètre viennent de vos campagnes, jamais du catalogue de la plateforme.
- Les collègues à répartir doivent déjà avoir un accès. Sinon, commencez par Inviter un membre.
Le chemin, depuis le tableau de bord
1. Ouvrir Paramètres
Dans le menu de gauche, tout en bas. Le menu se transforme alors : il présente Général, Facturation et Équipe, à la place de la navigation habituelle.
2. Entrer dans Équipe
La rubrique s'ouvre sur Équipes, l'écran qui répond à « qui voit quels leads ». Les deux autres écrans de la rubrique, Rôles et Membres, répondent à d'autres questions.
3. Créer l'équipe
Nouvelle équipe, sous la liste de gauche. Le bouton est placé près de la liste parce qu'il agit sur elle : la nouvelle entrée apparaît juste sous le formulaire qui vient de la produire.
4. Nommer l'équipe
Deux caractères au minimum, cent vingt au maximum. Le nom doit être libre : deux équipes actives de la même société ne peuvent pas le partager. Puis Valider.
5. Ouvrir le périmètre de lecture
L'équipe s'affiche à droite. Le bloc Périmètre de lecture vient avant la liste des membres, parce qu'il décide de ce que ces membres verront. Le bouton Restreindre ouvre le réglage.
6. Cocher ce que l'équipe voit
Deux listes à cocher : les verticales, puis les campagnes. Elles se règlent indépendamment et se cumulent. Une phrase, en bas du dialogue, annonce l'effet avant que vous enregistriez.
7. Enregistrer le périmètre
Enregistrer ferme le dialogue, et un bandeau vert nomme l'équipe modifiée. Le nouveau périmètre s'applique au chargement suivant, sans délai ni reconnexion.
8. Ajouter les membres
Sous le périmètre, Ajouter des membres propose les personnes qui ne sont pas encore dans l'équipe. Cochez-les, puis validez : tout le lot part en un seul envoi.
Ce que le périmètre restreint exactement
Le périmètre agit sur les lectures, partout où la plateforme montre des leads ou des campagnes.
- L'écran Leads : la file, ses compteurs et ses filtres.
- L'écran Campagnes : une campagne hors périmètre disparaît simplement de la liste.
- Le tableau de bord et Analytics : un total global raconterait l'activité des autres équipes, donc les chiffres sont cloisonnés eux aussi.
- L'export de leads, qui est le plus facile à oublier et le plus lourd de conséquences, voir Exporter les leads.
- Les gestes sur un lead : statut, note, tentative d'appel, étiquette, attribution, synchronisation.
Le périmètre s'ajoute à l'équipe, il ne la remplace pas. Aucun réglage de ce bloc ne peut donc ouvrir l'accès à un lead qui appartient à une autre équipe : il ne sait que retirer.
Une exception, et elle est voulue : la réception des leads que vous achetez n'est pas filtrée. Le moteur livre avec la clé de la campagne, et un périmètre d'équipe y refuserait des leads déjà payés.
Rien de coché veut dire « tout »
Voici le piège de cet écran, et il vaut d'être dit une fois clairement : une liste vide n'est pas une restriction totale, c'est l'absence de restriction.
Une équipe dont les deux listes sont vides voit tous les leads de ses campagnes. C'est l'état de départ de toute équipe nouvelle, et l'état de la quasi-totalité des équipes existantes.
L'écran écrit donc le mot partout où le vide apparaît : « Toutes les verticales », « Toutes les campagnes », et un avertissement en clair au bas du dialogue, « Rien de coché : l'équipe verra TOUT de ses campagnes ».
Pour retirer une restriction, décochez tout puis enregistrez. Le message de confirmation change de phrase : il annonce que l'équipe voit désormais tous ses leads.
Qui n'est pas cloisonné
- Propriétaire et Administrateur voient toute la société, quel que soit le périmètre des équipes.
- Comptabilité voit large aussi, parce qu'elle doit rapprocher des totaux d'entreprise. Elle ne voit en revanche jamais les coordonnées d'un prospect, voir Coordonnées masquées.
- Gestionnaire et Commercial sont les deux rôles réellement cloisonnés. Le périmètre de lecture ne sert qu'à eux.
Le cloisonnement est donc opérationnel, entre commerciaux, et non une règle de confidentialité vis-à-vis de la direction.
Un membre rattaché à aucune équipe ne voit rien
Le repli est volontairement sévère : un Commercial qui n'appartient à aucune équipe voit zéro lead, jamais tous. Si quelqu'un signale une file vide, c'est la première chose à vérifier.
L'équipe par défaut
Votre société en possède une depuis le premier jour : elle est créée à l'inscription et porte le nom « Société, équipe Prénom ».
- Elle sert de destination de repli : une invitation qui ne désigne aucune équipe y atterrit.
- Une campagne créée par quelqu'un qui voit toute la société lui est rattachée.
- Elle n'est pas archivable, et il n'y en a qu'une seule par société.
Vous pouvez la renommer, régler son périmètre et changer son effectif comme n'importe quelle autre équipe.
Composer l'effectif
Deux gestes cohabitent en haut du bloc des membres, et ils ne coûtent pas la même chose.
- Ajouter des membres déplace un périmètre de visibilité entre des personnes qui ont déjà un accès. Cela se défait.
- Inviter crée un accès à la société, donc engage. Depuis cet écran, la personne invitée atterrit dans l'équipe affichée.
Le rôle s'affiche en lecture sur chaque ligne : il aide à reconnaître la personne, il ne se change pas ici. Un rôle vaut pour toute la société, donc il se règle dans l'annuaire, à l'écran Membres.
Retirer enlève quelqu'un de cette équipe seulement. Son accès à la société n'est pas touché, ses autres équipes non plus.
Une équipe ne peut pas se vider : le dernier retrait est refusé, avec le message « Une équipe doit garder au moins un membre ». La raison n'est pas cosmétique : une équipe sans personne devient invisible pour tout Gestionnaire, donc inadministrable sans passer par un Administrateur.
Archiver une équipe
Archiver, et non supprimer. Des leads et des campagnes restent rattachés à l'équipe : effacer l'enregistrement rendrait leur historique illisible, et une facture ancienne deviendrait inexplicable.
La confirmation nomme l'équipe et chiffre la conséquence, par exemple « ses 60 leads restent conservés mais l'équipe disparaît des écrans ».
Trois refus à connaître avant d'essayer :
- L'équipe par défaut ne s'archive pas, puisqu'elle est la destination de repli de tout le reste.
- Une équipe qui porte des campagnes actives ne s'archive pas : arrêtez-les d'abord.
- Une équipe archivée n'accepte plus rien, ni renommage, ni périmètre, ni changement d'effectif.
Attention : l'archivage ne se défait pas depuis l'application. Aucun écran ne réactive une équipe archivée. Son nom, lui, redevient libre : vous pouvez recréer une équipe qui le porte.
Ce qui reste tracé
Six gestes de cet écran sont écrits dans l'historique de la société, avec leur auteur et leur date : création, renommage, archivage, ajout d'un membre, retrait d'un membre, changement de périmètre.
Le changement de périmètre y est enregistré avec l'état d'avant et l'état d'après. Un périmètre vide y est écrit « toutes » plutôt que laissé blanc : dans six mois, un champ vide se lirait comme « plus rien », alors qu'ici le vide ouvre tout.
Si quelqu'un ne voit pas les leads attendus
- Vérifiez qu'il est membre d'au moins une équipe. Sinon, il ne voit rien du tout.
- Ouvrez le périmètre de son équipe. Une seule verticale cochée suffit à masquer toutes les autres.
- Vérifiez à quelle équipe appartient la campagne concernée : une campagne appartient à une équipe et une seule.
- Rappelez-vous que le rôle décide aussi. Un Commercial traite ses leads ; la Comptabilité ne voit jamais leurs coordonnées.
- Si la personne appartient à plusieurs équipes, chaque équipe apporte son propre périmètre : les périmètres ne se croisent pas d'une équipe à l'autre.
Le détail de la file, de ses filtres et de ses compteurs est dans l'écran Leads.