Comment traiter un lead que je viens de recevoir ?

Un lead livré arrive dans votre file avec le statut « À traiter », et il y reste tant que personne n'y touche. C'est pour cela que le compteur « À traiter » de l'écran Leads est votre charge de travail, et pas un total de base de données : un lead « À traiter » est un lead que personne n'a encore statué.

Traiter un lead veut dire quatre gestes, dans cet ordre : le prendre pour que personne d'autre ne l'appelle, appeler, compter la tentative, poser un statut. Un seul de ces quatre gestes sort de la plateforme : le statut. Il remonte au moteur Yacla, s'y empile sans pouvoir être retiré, et alimente vos taux de conversion. La note, le compteur d'appels, les labels et l'attribution restent chez nous.

Ce qu'il faut avant de commencer

• Le droit de traiter un lead : Propriétaire, Administrateur, Gestionnaire ou Commercial. Un rôle Comptabilité n'a pas la lecture des leads et ne voit pas cet écran.
• Le droit de poser un statut, qui est une capacité distincte de celle d'annoter. Voir Que peut faire chaque rôle ?.
• Un lead au moins dans la file : si elle est vide, l'écran affiche « Rien à traiter. » et rien ne se passe.
• De quoi appeler : le numéro est un lien d'appel, et un bouton « Copier » le met dans le presse-papiers si vous composez depuis un autre outil.

Le chemin, depuis le tableau de bord

1. Ouvrir Leads

Dans le menu de gauche. L'écran s'ouvre sur la vue « À traiter » : c'est la vue par défaut, celle des leads que personne n'a encore statués. La liste des leads est à gauche, la fiche du lead sélectionné à droite.

2. Lire les compteurs de tête

En haut à droite : « À traiter », puis « Urgents » quand votre verticale a une notion d'urgence, puis « Tous ». « Urgents » compte les leads non traités dont la personne veut changer tout de suite ; cliquer dessus filtre l'écran sur eux.

3. Choisir un lead dans la file

Cliquez sur une ligne. La liste ne bouge pas et la page ne change pas : la fiche s'affiche à droite. Chaque ligne porte le nom, l'ancienneté de la livraison, la ville et les deux ou trois réponses qui font décider. Les flèches Haut et Bas, ou J et K, font la même chose au clavier.

4. Prendre le lead

Le bouton « Prendre ce lead » est en haut à droite de la fiche, et il n'apparaît que si le lead est libre. La prise est tranchée par la base : si un collègue clique une seconde avant vous, votre écran affiche « Un collègue vient de le prendre. » et le lead reste le sien. C'est ce qui empêche deux appels de la même société sur le même prospect.

5. Appeler

Le numéro est en gros au milieu de la fiche, et le bouton « Appeler » est au bout de la même rangée. Les deux sont des liens d'appel : ils passent la main à votre téléphone ou à votre logiciel de téléphonie. Au-dessus, ses mots à lui, la citation, puis ses réponses de qualification en fiche technique.

6. Enregistrer l'appel avec « J'ai appelé »

Le bouton est dans la carte « Compteur d'appels », à droite de la zone Statut. Raccourci : A. Il incrémente le compteur, date le dernier appel, et écrit une ligne dans le fil de commentaires avec votre nom et l'heure. Ce compteur ne quitte jamais la plateforme.

7. Écrire la note

Le champ « Note rapide… » est sous la zone Statut. Raccourci : N. Elle fait 500 caractères au maximum, elle est unique et écrasée à chaque fois : ce n'est pas un historique. Elle s'enregistre quand vous quittez le champ, pas à chaque frappe, et « Enregistré » s'affiche brièvement.

8. Poser le statut

Les boutons de statut sont dans la zone « Statut », chacun avec son chiffre de raccourci, de 1 à 8. Seuls les statuts réellement posables sont affichés : l'écran ne propose jamais un bouton qui échouerait. Cliquez, et la file passe automatiquement au lead non traité suivant.

9. Renseigner le montant si c'est une vente

« Converti » n'écrit rien tout de suite : il ouvre la fenêtre « Déclarer une vente ». Le montant est obligatoire : le moteur refuse une conversion sans valeur strictement positive. La marque et le produit sont optionnels. Le bouton « Déclarer » reste fermé tant que le montant n'est pas un nombre positif.

Les huit statuts, et lequel choisir

Les huit statuts sont ceux du moteur, pas une liste de la plateforme : « À traiter », « Injoignable », « Invalide », « Non qualifié », « Valide », « Rendez-vous », « Converti », « Annulé ». Le détail de chacun est dans Que signifient les huit statuts d'un lead ?.

Trois points pratiques que l'écran applique pour vous. « À traiter » n'est jamais proposé comme statut : on ne dé-traite pas un lead, et le moteur n'a aucune façon de retirer un état déjà empilé. L'ordre des statuts n'est pas contraint : si vous avez marqué « Injoignable » et que la personne décroche enfin, vous passez directement à « Valide ». Et « Annulé » n'apparaît que sur un lead déjà converti, parce qu'il signifie « la personne a annulé son achat ».

Ce qui bloque un statut

Trois refus existent, et ils sont calculés avant tout appel réseau : vous ne verrez donc jamais le message du moteur, qui est écrit pour un intégrateur.

• « Statut déjà envoyé. » : le statut demandé est déjà celui du lead, ou c'est le dernier que le moteur a accepté. Le moteur refuse un état identique au plus récent.
• « Montant requis. » : « Converti » sans montant, ou avec un montant nul. Rouvrez la fenêtre et saisissez la valeur de la vente.
• « Aucune vente. » : « Annulé » sur un lead qui n'a jamais été converti. Il n'y a rien à annuler.

Deux autres cas ne sont pas des refus mais des configurations, et l'écran vous les dit à l'endroit où vous cliquez. « Vos statuts remontent depuis votre CRM. » signifie que votre compte est géré : votre CRM fait déjà la remontée, et deux sources feraient diverger les chiffres. « Mode d'essai : les statuts ne sont pas envoyés à Yacla. » signifie que la remontée est simulée sur cet environnement : vous statuez, mais rien ne part.

Ce que devient un statut après le clic

L'écriture est locale et immédiate : votre geste est pris en compte sans attendre le réseau. La plateforme inscrit ensuite l'intention dans une file d'attente durable, puis tente l'envoi. Si l'envoi échoue, cela ne vous est pas remonté et votre travail n'est pas perdu.

Tant que la remontée n'a pas abouti, la mention « Envoi à Yacla » s'affiche à côté du statut sur la fiche, et le filtre « Non remonté » liste tous les leads dans cet état. La file réessaie cinq fois au maximum, avec un report croissant : une minute, quatre, neuf, seize, vingt-cinq. Au-delà, la ligne est abandonnée et l'erreur est consignée sur votre intégration.

Une conversion suit un chemin à part : elle est remontée comme une vente et non comme un statut, parce que le moteur empile lui-même l'état « Converti » en même temps que le montant. Enfin, si une feuille Google est branchée sur la campagne du lead, elle est rafraîchie après le changement, sans vous faire attendre, et sans qu'une panne de Google puisse annuler votre statut.

Le compteur d'appels, et le seuil d'injoignable

Le moteur définit « Injoignable » comme « injoignable après plusieurs essais », sans dire combien. La plateforme fixe trois et l'affiche : sous ce seuil, la carte du compteur indique combien d'appels il reste avant que « Injoignable » soit légitime. Un lead abandonné au premier appel est de l'argent jeté, et rien ne le distingue d'un lead réellement perdu si vous ne comptez pas.

Le compteur dit combien, jamais quand ni par qui. C'est pourquoi « J'ai appelé » écrit aussi une ligne dans le fil : sur un lead que trois personnes ont appelé une fois chacune, « 3 appels » se lit comme un lead travaillé par quelqu'un, et le quatrième rappelle une quatrième fois.

Les erreurs fréquentes

• Appeler sans avoir pris le lead : la prise est le seul mécanisme qui empêche un collègue d'appeler le même prospect. Rien ne vous l'impose, mais rien ne vous protège non plus.
• Statuer avant d'avoir appelé assez : « Injoignable » posé au premier essai part au moteur et ne se retire pas.
• Attendre un historique de notes : il n'y en a pas. La note est un champ unique, écrasé. Ce qui doit rester daté et attribué va dans les commentaires, sous la zone de traitement.
• Chercher une action derrière le bandeau « Doublon : déjà livré. » : c'est une information, pas un bouton. Elle vous évite de rappeler une personne que votre société a déjà contactée, et c'est tout ce qu'elle fait.
• Croire que l'export ne prend qu'une partie : le lien « Exporter » porte exactement les filtres affichés. Voir Comment exporter mes leads ?.
• Se battre avec la souris : ? affiche le panneau des raccourcis. Flèches ou J/K pour naviguer, 1 à 8 pour statuer, A pour un appel, N pour la note.

Ce qui est tracé, et ce qui ne revient pas

Trois de vos gestes sont inscrits au journal de la société : le changement de statut, la tentative d'appel, et l'écriture ou l'effacement d'une note. Un échec de remontée y est consigné lui aussi.

Le contenu d'une note n'est jamais journalisé. Seuls le fait, écrite ou effacée, et sa longueur le sont. La raison est simple : une note contient des données personnelles du prospect, et le journal se conserve plus longtemps que le lead.

Deux choses ne reviennent pas. Un statut accepté par le moteur y est empilé définitivement : il n'existe aucun geste, dans la plateforme ou ailleurs, pour l'en retirer. Et un lead est purgé automatiquement 24 mois après sa livraison, purge définitive. Un lead converti puis annulé fait exception à moitié : il sort de vos taux de conversion, mais le montant déclaré reste consultable sur la fiche.